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議程引導、管製與紀錄

一、
1. 各議程指定專人導引
 要能認出與會來賓
2. 運用格式化議程管制卡
3. 建立通訊錄與通訊紀錄
4. 掌握議程外籍與會人士動態
 船/飛機班表
 旅館櫃台
 Leave a note at from desk
 利用會前晚宴掌握會議要角
 利用接機亦是可行方案
 替行動不便者接機是禮貌
 提醒國外與會人士時差
 尤其注意是手錶/時間
 向提報人說明會場場景 掌握提報硬體需求
二、
1. 請議程要角在會場報到
2. 安排接待室供其會前駐留
3. 檢查會場核對座次名牌
4. 確認投影設施與資料試放
5. 注意登臺動線小心失足
6. 司儀引導會眾就座及人員介紹
7. 配合會眾進場適時引導就座
8. Working staff 不等於 waiters
9. 議程散場時儘速詢問與會要角需求
三、
1. 會議紀錄製作要領(Meeting Minutes)
2. 運用格式化紀錄避免疏漏
3. 依據錄音謄寫全紀錄(verbatim)
4. 過濾虛辭&贅詞
5. 不改變原意為前提 改述為合理辭句
6. 改後送交原發言者審閱
7. 依據審閱修正結果製作官方紀錄
8. 所有紀錄都要存檔
9. 會議紀錄節錄
10. 編纂會議紀要重要基礎
11. 務必詳細校對避免訛誤
12. 時時刻刻考量合法性